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Datenschutz

Datenschutzerklärung (Bewerber)

Stand: August 2025

  

Liebe Bewerber,

 

mit der vorliegenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren,

  • welche personenbezogenen Daten wir erheben, speichern, verarbeiten, sperren und löschen (zusammen als „Verarbeitung“ bezeichnet),
  • wofür wir sie nutzen,
  • wie Sie der Nutzung widersprechen bzw. Einwilligungen widerrufen können und
  • welche sonstigen Rechte Sie als Betroffene haben und wie Sie diese wahrnehmen können.

 

1.      Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO ist jeweils die Gesellschaft, an die sich Ihre Bewerbung im Einzelfall richtet. Dies kann sein:

 

Bionorica SE  
Kerschensteinerstr. 11 -15
92318 Neumarkt
Telefon: +49 (0) 9181 231-90
E-Mail: datenschutz@bionorica.de   
Bionorica research GmbH
Mitterweg 24
6020 Innsbruck
Österreich
Telefon: +43 (0) 512 276808
E-Mail: info@bionorica.at
Phytoneering Extract Solutions GmbH
Kerschensteinerstr. 11 -15
92318 Neumarkt 
Telefon: +49 (0) 9181 231-90   
E-Mail: datenschutz@bionorica.de   
 
Bionorica Austria GmbH  
Donau City Straße 1  
1220 Wien    
Österreich  
Telefon: +43 1 2630882-0 
Email: datenschutz@bionorica.at
Lomapharm GmbH
Langes Feld 5
31860 Emmerthal
Telefon: + 49 51 55 / 2791-144
E-Mail: datenschutz@lomapharm.de  
  

 

Da die Bionorica SE mit ihren deutschen und österreichischen Tochtergesellschaften ein gemeinsames Bewerberportal betreibt, ist für die zugrunde liegende Verarbeitung personenbezogener Daten stets auch die Bionorica SE verantwortlich.

 

Datenschutzrechtlich erfolgen diese Verarbeitungen somit unter der gemeinsamen Verantwortung der Bionorica SE und der jeweiligen Tochtergesellschaft nach Art 26 DS-GVO. Im Rahmen der gemeinsamen Verarbeitung gelten folgende wesentliche Eckpunkte:

  • Bionorica SE und die jeweilige Tochtergesellschaft sind gleichermaßen für die Rechtmäßigkeit der gemeinsamen Verarbeitungen verantwortlich und ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, damit die Rechte der betroffenen Personen jederzeit gewährleistet werden.
  • Bionorica SE verpflichtet sich, die gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO verpflichtenden Informationen auch bezüglich der gemeinsamen Verarbeitung öffentlich zugänglich zu machen.
  • Um eine angemessene Transparenz und zuverlässige Geltendmachung von Betroffenenrechten sicherzustellen, können alle Betroffenenrechte bei gemeinsamen Verarbeitungen grundsätzlich auch stets gegenüber der Bionorica SE als Konzernmutter geltend gemacht werden.
  • Bionorica SE und die jeweilige Tochtergesellschaft obliegen die aus Art. 33, 34 DS-GVO resultierenden Informationspflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde bzw. den von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Betroffenen gleichermaßen.
  • Beide Parteien haften für den Schaden, der durch eine nicht der DS-GVO entsprechende Verarbeitung verursacht wird im Außenverhältnis gemeinsam gegenüber der jeweiligen betroffenen Person.

Gerne stellen wir Ihnen einen Auszug unserer „Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 26 DS-GVO“ zur Verfügung. Wenden Sie sich hierfür bitte einfach an den oben genannten Kontakt.

 

2.      Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie ausschließlich diejenigen personen­bezogenen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung zu bearbeiten.

 

3.      Welche Quellen und Daten nutzen die Bionorica SE und ihre Tochtergesellschaften?

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses von unseren Bewerbern erhalten.

Die von uns verarbeitenden personenbezogenen Daten umfassen insbesondere: 

 

4.      Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf folgenden Rechtsgrundlagen:

 

4.1   Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Antrag des Bewerbers erfolgen.

 

4.2   Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. 

Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten und Prozesse:

  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten (z.B. im Rahmen der gerichtlichen Überprüfung behaupteter AGG-Verstöße),
  • Identifizierung von Folgebewerbungen auf Grundlage Ihrer Rahmendaten (Name, Geburtsdatum, Mailadresse und die Bezeichnung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben),
  • Abgleich mit über das gesetzlich vorgeschriebene hinausgehenden aber üblichen Sanktionslisten.

 

4.3   Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Eine uns erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf der Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.

Der Widerruf einer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, kann kostenlos und formlos an unsere unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten erfolgen. Bei einem telefonischen Widerruf bitten wir Sie ggf. um einen ergänzenden Nachweis Ihrer Identität auf einem anderen Weg.

 

4.4   Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse  
(Art. 6 Abs. 1 S. 1 e DS-GVO)

Wie jedes Unternehmen unterliegen auch die Bionorica SE und ihre Tochtergesellschaften zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig machen. Als Beispiel können hier z.B. Identifizierungspflichten zur Geldwäscheprävention, die Einhaltung steuerlicher und arzneimittelrechtlicher Dokumentationspflichten oder der Abgleich mit gesetzlich vorgeschriebenen Sanktionslisten (z.B. Prüfung von Zahlungsempfängern im Rahmen des Ersatzes von Reisekosten des Bewerbers) genannt werden.

 

5.      Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Bearbeitung einer Bewerbung nutzen wir grund­sätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-G­VO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierü­ber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

6.      Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Bionorica SE und der für Ihre Bewerbung maßgeblichen Tochtergesellschaften erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen  Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen.  Auch von uns eingesetzte und sorgfältig ausgewählte und kontrollierte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, werden hierbei jedoch im Rahmen einer sog. Auftragsverarbeitung auf die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dies können z.B. Unternehmen in den Bereichen IT-Dienstleistungen (Provider) sein. 

Eine Weitergabe an sonstige Empfänger außerhalb der Bionorica erfolgt nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage (z.B. gesetzliche Verpflichtung, Einwilligung).

 

7.      Werden Daten an Unternehmen in Drittländern oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet im Rahmen von Bewerbungen grundsätzlich nicht statt. Sollte eine solche Übermittlung im Einzelfall notwendig sein (z.B. weil Sie sich auf eine außerhalb der EU befindliche Stelle bewerben) werden wir Sie über mögliche Risiken einer Datenübermittlung gesondert informieren und um Ihre ausdrückliche Einwilligung bitten.

 

8.      Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur solange es für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Ihre Bewerbungsdaten werden (mit Ausnahme von Name, Mailadresse, Geburtsdatum, Stelle auf die Sie sich beworben haben) 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch im Bewerbermanagementsystem gelöscht. Ihr Name, Geburtsdatum, Mailadresse und die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, werden nach drei Jahren gelöscht.

Sind die Daten für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgende Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

 

9.      Welche Rechte habe ich als Betroffener?

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunfts­recht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

 

Weiterhin steht Ihnen das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO zu. Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage der Artikel 6 Abs. 1 e oder f DS-GVO jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Privacy Policy (Applicants)

Last update: August 2025

 

Dear Applicant,

 

With this privacy policy we would like to inform you about

 

·        the personal data we collect, store, process, block and erase (collectively referred to as ‘processing’),

·        what we use these data for,

·        how you can object or withdraw your consent to the use of these data and

·        the other rights you have as a data subject and how you can assert them.

 

1.   Who is responsible for data processing and who can I contact?

The responsible body for data processing (data controller) in the sense given in the GDPR is: 

Bionorica SE
Kerschensteinerstr. 11 -15
92318 Neumarkt
Germany
Phone: +49 (0) 9181 231-90
Email: datenschutz@bionorica.de
Bionorica research GmbH
Mitterweg 24
6020 Innsbruck
Austria
Phone: +43 (0) 512 276808
Email: info@bionorica.at
 
Phytoneering Extract Solutions GmbH
Kerschensteinerstr. 11 -15
92318 Neumarkt 
Germany
Phone: +49 (0) 9181 231-90
Email: datenschutz@bionorica.de
Bionorica Austria GmbH
Donau City Straße 1
1220 Wien
Austria
Phone: +43 1 2630882-0
Email: datenschutz@bionorica.at
 
Lomapharm GmbH
Langes Feld 5
31860 Emmerthal
Germany
Phone: + 49 51 55 / 2791-144
Email: datenschutz@lomapharm.de
  

 

Since Bionorica SE operates a joint applicant portal with its German and Austrian subsidiaries, Bionorica SE is always responsible for the underlying processing of personal data.

In terms of data protection law, this processing is carried out under the joint responsibility of Bionorica SE and the respective subsidiary in accordance with Art. 26 GDPR. The following key points apply to joint processing: 

·        Bionorica SE and the respective subsidiary are equally responsible for the legality of the joint processing and take appropriate technical and organizational measures so that the rights of the data subjects are guaranteed at all times.

·        Bionorica SE undertakes to make the information required by Art. 13 and 14 GDPR also publicly available with regard to joint processing.

·        In order to ensure adequate transparency and reliable assertion of data subject rights, all data subject rights during joint processing can always be asserted against Bionorica SE as the parent company.

·        Bionorica SE and the respective subsidiary are equally responsible for the information obligations resulting from Art. 33, 34 GDPR towards the supervisory authority or those affected by a violation of the protection of personal data.

·        Both parties are jointly liable for the damage caused by processing that does not comply with the GDPR in the external relationship together towards the data subject.

We would be happy to provide you with an extract from our "Agreement on the joint processing of personal data in accordance with Art. 26 GDPR". For this purpose, please also contact the above-mentioned contact.

 

2.   Am I obligated to provide data?

In the context of your application, you only have to provide the personal data which are required to process your application or which we are legally obliged to collect. Without this data, we will usually not be able to process your application.

 

3.   Which sources and data does Bionorica SE and its subsidiaries use?

We only process personal data that we receive from our applicants as part of the application process.

The personal data, which we process, include in particular: 

 

4.   Processing purposes and legal basis

We process personal data in accordance with the provisions of the European General Data Protection Regulation (EU GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG) according to the following legal bases:

 

4.1To fulfil contractual obligations (Art. 6  para. 1 cl. 1 lit. b GDPR)

The processing of personal data in the application process takes place in order to carry out pre-contractual measures, which take place at the request of the applicant.

 

4.2Based on legitimate interests (Art. 6  para. 1 cl. 1 lit. f GDPR)

If necessary, we process personal data beyond the actual fulfilment of the contract to safeguard our legitimate interests.

This includes in particular the following activities and processes:

  • ensuring of IT security and safeguarding of IT operations in our company,
  • assertion of legal rights and defence in legal disputes (e.g. as part of the judicial review of alleged German General Equal Treatment Act (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) violations),
  • Identification of follow-up applications based on your general data (name, date of birth, email address and the name of the position for which you have applied),
  • Comparison with sanctions lists that go beyond the legally prescribed but usual.

 

4.3Based on your consent (Art. 6  para. 1 cl. 1 lit. a GDPR)

If you granted us consent to process personal data for specific purposes, this processing is lawful based on this consent. 

After granting your consent, you can withdraw it at any time. This also applies to the withdrawal of declarations of consent given to us before the GDPR came into effect. Please note that withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of processing carried out up to the time of withdrawal.

You can withdraw consent free of charge by sending a formless statement to the contact given in Section 1. If you withdraw your consent by telephone, we may ask you to provide additional proof of your identity in another way.

 

4.4Based on legal requirements (Art. 6  para. 1 cl. 1 lit. c GDPR) or in the public interest (Art. 6  para. 1 cl. 1 lit. e GDPR)

Like every company, Bionorica SE has numerous legal obligations which make processing of personal data necessary. As examples, e.g., identification obligations for prevention of money laundering, comparison with legally prescribed sanctions lists (e.g. checking of payees as part of the reimbursement of travel expenses of the applicant) or meeting of tax obligations and regulatory documentation requirements for medicinal products can be stated here.

 

5.   When is automated individual decision-making in individual cases used?

We generally do not use fully automated decision-making according to Art. 22 GDPR for processing an application. If we employ these techniques in individual cases, we will inform you about this separately insofar as we are required to do so by law.

 

6.   Who gets my data?

Within Bionorica SE and the subidiaries, those offices and departments requiring your data for processing your application. Carefully selected and controlled service service providers employed by us may also receive data for these purposes, but within the scope of so-called contract data processing they are obligated to meet the data protection requirements that are also applicable to us. These can be, for example, companies in the fields of IT services (providers).

We only pass on data to recipients outside Bionorica if we have a legal basis (e.g. legal obligation, consent).

 

7.   Are data transferred to companies in third countries or to international organisations?

A data transfer to locations in countries outside the European Union (so-called third countries) does not take place in the context of applications. Should such a transfer be necessary in individual cases (e.g. because you are applying for a position outside the EU) we will inform you separately about possible risks of a data transfer and ask for your express consent.

 

8.   How long are my data stored?

We process your personal data only as long as necessary for fulfilment of our processing purposes described above. Your application data (with the exception of your name, email address, date of birth, position for which you have applied) will be automatically deleted in the applicant management system 6 months after the application process has been completed. Your name, date of birth, email address and the position you applied for will be deleted after three years.

Once the data are no longer needed for fulfilment of the processing purposes described above, they are erased unless their further processing is necessary – for a limited period – for the following purposes:

  • fulfilment of retention obligations according to commercial and tax law: the German Commercial Code (HGB) and the German Money Laundering Act (GwG) should be mentioned. The retention and documentation periods prescribed there can be up to ten years.
  • preservation of evidence in the context of the statute of limitations. Pursuant to Sections 195ff. of the German Civil Code (BGB) these statutory limitation periods can be up to 30 years, whereby the normal limitation period is three years.
 

9.   What rights do I have as a data subject?

As a data subject you have the right to access pursuant to Art. 15 GDPR, the right to rectification pursuant to Art. 16 GDPR, the right to erasure pursuant to Art. 17 GDPR, the right to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR, and the right to data portability according to Art. 20 GDPR. With respect to the right to access and the right to erasure, the limitations set forth in Sections 34 and 35 BDSG apply. You also have the right to lodge a complaint with a responsible data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with Section 19 BDSG).

 

You also have the right to object under Art. 21 GDPR. You can object to the processing of personal data on the basis of Art. 6 para. 1 lit. e or f GDPR at any time without giving reasons.